تفاوت KPI و Metric و OKR در چیست؟

دکتر سید محمد رضا صیدایی عضو هیئت رییسه کمیسیون صنعت و معدن مشاوران و متخصصان ملل اسلامی ( اینسکو) از مدیران حوزه صنعت و معدن کشور در خصوص معیار های کلیدی ارزیابی عملکرد و تفاوت های برخی از شاخص ها مهم نوشتند:

اکثر بنگا های اقتصادی با مفهوم KPI  آشنا هستند اما عملاً تفاوت KPI و Metric و OKR  در برخی  موارد مد نظر قرار نمی گیرد ، این شاخص های در توفیق و دستیابی به اهداف مشخص شده بانگاه های اقتصادی بسیار حائز اهمیت است منتهی تفاوت های در کاربرد و نحوه استفاده در آنها وجود دارد که در ادامه به آن می پردازم :

KPI  مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشدو روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان ‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی مورد استفاده قرار میگیرند .

شاخص KPI را برای تمامی صنایع ، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی می توان استفاده کرد. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اعداد صرف نیستند! بلکه مانند قطب نمایی هستند که مشاغل را به سمت اهداف استراتژیک خود هدایت می‌کنند با ایجاد یک چارچوب KPI قوی، سازمان‌ها تصویر روشنی از عملکرد خود در زمینه‌های مختلف به دست می‌آورند این رویکرد مبتنی بر داده، آنها را قادر می‌سازد تا زمینه‌های بهبود را رصد و شناسایی کنند، تصمیمات آگاهانه بگیرند و در نهایت به رشد پایدار دست یابند.

بااین‌حال، ارزش واقعی KPIها تنها در ایجاد آنها نیست، بلکه در نظارت و تجزیه‌ و تحلیل مستمر آنها نهفته است. درواقع KPIها به بازبینی و تنظیم دوره‌ای نیاز دارند تا اهداف تجاری در حال تحول و شرایط بازار را منعکس کنند از طریق ارزیابی و اصلاح مداوم، کسب ‌وکارها اطمینان حاصل می‌کنند که KPI آنها ابزارهای مرتبط و مؤثر برای موفقیت بلندمدت باقی می‌مانند هر سازمان برای رشد، تغییر و دستیابی به تعالی عملیاتی، نیازمند ابتکار است این ابتکارات برای موفقیت بلند مدت حیاتی هستند اکثر سازمان‌ها از قبل با KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد آشنا هستند و در جهت اندازه‌گیری‌های دوره‌ای میزان عملکرد سازمان استفاده می کنند.

به یاد داشته باشید، KPIها یک ابزار پویا هستند که بر اساس زمینه کسب‌وکار، نیاز به سفارشی‌سازی متناسب با ماهیت و موضوع مرتبط دارند سازمان‌ها با پذیرش فرهنگ مبتنی بر داده و استفاده استراتژیک از KPI ها، می‌توانند پتانسیل واقعی خود را شناسایی کرده و کسب ‌وکار را به سمت آینده‌ای با بهبود مستمر و نیل  به اهداف سازمانی سوق دهند.

تا زمانی که اهداف استراتژیک به ‌وضوح تعریف نشده باشند، نمی‌توان از KPI استفاده کرد پس از مشخص‌شدن اهداف، گام بعدی انتخاب ابزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی مناسب است که معمولاً با استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری مختلف قابل‌انجام است.

برای اندازه‌گیری عملکرد یک برنامه درحال اجرا، می‌توان پنج تا هفت KPI مرتبط را انتخاب کرد تا وضعیت پیشرفت برنامه به ‌سادگی قابل ملاحظه باشد. مدل SMART یکی از مدل‌هایی است که در انتخاب KPIهای دقیق و خوب بسیار کمک‌کننده است. KPIهایی که برای ردیابی فعالیت‌های انجام‌شده انتخاب می‌شوند باید پنج ویژگی مدل SMART را دارا باشند. عبارت SMART به‌معنای هوشمند است اما در مدل مطرح‌شده هر یک از حروف آن نشان‌دهنده یک ویژگی مهم برای انتخاب KPIها است:

• خاص (Specific): باید مشخص شود که هر KPI برای اندازه‌گیری چه چیزی است و چرا مهم است؟
• قابل‌اندازه‌گیری (Measurable): KPIها باید قابل‌اندازه‌گیری باشند،
• مرتبط (Relevant): KPIها برای پیشبرد یک کسب‌وکار در نظر گرفته شده‌اند، بنابراین باید با بهبود نتایج مرتبط باشند،
• محدود به زمان (Time-bound): مهم است که یک چارچوب زمانی واقع‌بینانه بر اساس عملکرد گذشته تعیین کرده و اطمینان حاصل شود که تیم، به ضرب‌الاجل‌های توافق شده پایبند است.
• دست‌یافتنی (Achievable): KPI باید یک هدف واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی باشد،

در ادامه به تفاوت KPI و Metric می پردازم

مفهوم سنجه  (Metric)  و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در عمل بیشتر به صورت مترادف استفاده می‌شوند، اما در برخی موارد ممکن است تفاوت‌های ظریفی بین آنها وجود داشته باشد. سنجه‌ها به صورت عمومی‌تری به هر نوع معیاری اشاره می‌کنند که برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یا موفقیت استفاده می‌شود:

در مورد شاخص کلیدی عملکرد می‌توان گفت که به عنوان یک زیرمجموعه از سنجه‌ها در نظر گرفته می‌شوند و به طور خاص برای نشان دادن عملکرد کلیدی و تحقق هدف‌های استراتژیک سازمان استفاده میگردد که بر اساس استراتژی‌ها و هدف‌های سازمانی تعریف می‌شوند در حالی که سنجه‌ها می‌توانند برای اندازه‌گیری عملکرد در زمینه‌های مختلف استفاده شوند و ارتباط مستقیمی با استراتژی سازمان نداشته باشند شاخص های کلیدی عملکرد ارزش های قابل اندازی گیری هستند که به شما نشان می دهند چقدر در رسیدن به اهداف تجاری خود موثر هستید. متریک ها در این مورد از آن جایی متفاوت هستند که تنها یک پروسه مشخص از کسب وکار مربوطه را ردیابی می کنند. اگر بخواهیم به صورت خلاصه بگوییم، شاخص های کلیدی عملکرد بررسی می کنند که به اهداف بیزینسی خود می رسید یا خیر، در صورتی که سنجه ها تنها پروسه ها را بررسی می کنند.

تفاوت KPI و OKR چیست؟

 OKR  مخفف عبارت Objectives and Key Results و به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. این سیستم ضمن تعیین اهداف، ابزاری برای اندازه‌گیری نتایج نیز به شمار می‌رود. OKR ها معمولا به وسیله مدیران سازمان تنظیم می‌شوند و همه افراد سازمان موظف به دنبال کردن آن‌ها هستند. به این ترتیب همه در یک مسیر قرار می‌گیرند.

 اما شاخص کلیدی عملکرد و اهداف و نتایج کلیدی چه تفاوتی با هم دارند؟

کلمه Key یا حرف K در KPI و OKR تنها تفاوت اساسی و واقعی این دو مفهوم به شمار می‌رود. KPI ها معیارهای مهمی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند اما سایر سنجه های  تعیین شده غیر از KPI، هر عددی است که شما مشاهده می‌کنید و طبیعی است که اهمیت کم‌تری دارد به بیان دیگر، استفاده از KPI ها به این دلیل است که شما را قانع کند تا موارد بسیار مهم (شاخص‌های کلیدی) را از سایر موارد جدا کنید بعنوان مثال اگر شما بیست KPI داشته باشید، در واقع فقط تعدادی زیادی شاخص دارید بنابراین برای تسلط بیشتر به شرایط و عملکرد مناسب‌تر، بهتر است OKR ها و نتایج کلیدی عملکرد را محدود کنیم و با در نظر گرفتن ۲ هدف با ۶ نتیجه کلیدی به بررسی و پایش ارزیابی ادامه دهید.

 همان طور که اشاره کردیم، KPI  تعدادی شاخص است که وضعیت موجود کسب و کار و یا به طور دقیق‌تر سلامت کسب و کار را نشان می‌دهد در حالی که OKR مفهومی مستقل از شاخص‌های کلیدی است اما دیگر تفاوت kpi و okr، این است که اساس سیستم OKR مبتنی بر هدف گذاری چابک است که در ضمن آن تعدادی از هدف‌های مهم سازمان در یک بازه زمانی مشخص تعیین می‌شود  معمولا برای OKR دو افق زمانی کوتاه مدت (۳ ماهه) و بلند مدت (۱ ساله) در نظر می‌گیرند در واقع با OKR اولویت‌هایی تعیین می‌شوند که سازمان باید بر آن‌ها تمرکز کند اما سایر کارها (غیر از اولولیت‌ها) کارهای روزانه و همیشگی هستند که بر اساس KPI و طبق روال مشخصی انجام می‌شوند.

در سیستم OKR یک هدف کیفی اصلی در نظر گرفته می‌شود که هیچ عدد و رقمی برای آن وجود ندارد به عنوان یک OKR خوب شما را مجاب می‌کند که فعالیت‌های کم اولویت را مجددا بررسی و ارزیابی کنید و آن‌ها را کاهش، برون سپاری یا حذف نماید و… تا بتوانید بر آن ‌چه واقعاً اهمیت بیشتری دارد تمرکز کنید و از این طریق بهترین راهبری  و کنترل را در مدیریت کسب وکار خود و رسیدن به اهداف مشخص شده اعمال نماید.